¿Quién es una parte interesada?
Un individuo o grupo con un interés legítimo y/o demostrable en las actividades de la unidad de certificación (por ejemplo, la plantación de aceite de palma que se está auditando) y las consecuencias de dichas actividades, o que se ve directamente afectado por ellas. SCS sopesa los comentarios recibidos de las partes interesadas fuera de la región local de las operaciones de forma diferente a los de las partes interesadas situadas directamente adyacentes o cercanas a la zona de operaciones. A veces nos referiremos a estos últimos como partes interesadas directamente afectadas. Por lo general, SCS dará más importancia a sus comentarios que a los recibidos de grupos con sede en el extranjero o en el país pero en una ciudad fuera de la zona de influencia de las operaciones.
Nos gustaría aprovechar esta oportunidad para aclarar el papel de SCS en el proceso de Certificación de Principios y Criterios (P&C) de la Mesa Redonda sobre Aceite de Palma Sostenible (RSPO). Al hacerlo, también pretendemos identificar cómo las partes interesadas y los grupos de la sociedad civil pueden participar de forma constructiva y ser informados del proceso de Certificación de Principios y Criterios de la RSPO.
SCS es un tercero neutral, un intermediario honesto de información
SCS es un organismo de certificación, una entidad independiente que opera bajo las directrices establecidas por los propietarios de las normas y de acuerdo con los protocolos establecidos para la realización de nuestro trabajo. En el caso de la RSPO, los organismos de certificación se guían principalmente por la norma ISO/IEC 17021-1 Requisitos para los organismos que proporcionan la auditoría y la certificación de los sistemas de gestión y el documento de sistemas de la RSPO, que en conjunto, proporcionan el marco para la forma en que llevamos a cabo nuestro trabajo. El alcance del trabajo de SCS se limita a evaluar el cumplimiento de la unidad de certificación con los Principios dela RSPO y Criterios. La evaluación (también conocida como auditoría) cubre los aspectos legales, ambientales, económicos, de salud y seguridad de los trabajadores, y sociales, tal como lo requieren los Principios y Criterios de la RSPO.
SCS reconoce que algunas partes interesadas pueden considerar que las normas de la RSPO son insuficientes para abordar y remediar plenamente los problemas ambientales y sociales de la industria del aceite de palma. Como tercera parte neutral y agente honesto de información, no es el papel de SCS mantener una posición sobre la norma o abogar por cambios en ella, excepto para pedir interpretaciones cuando los requisitos no son claros. La teoría del cambio de la RSPO es que una vez que una empresa se compromete con el proceso de certificación, éste necesariamente impulsará la mejora continua dentro de la empresa, debido a una mayor supervisión y a que la propia norma eleva gradualmente el nivel de sostenibilidad de las empresas que participan en ella. SCS se adhiere a esta creencia.
El papel del SCS en las auditorías de certificación
Nuestro papel consiste en evaluar las operaciones de plantación de palma/molino del cliente con respecto a los Principios y Criterios de la RSPO, que establecen los requisitos para obtener la certificación. Evaluamos las plantaciones de palma con visitas in situ, realizamos entrevistas con las personas adecuadas, buscamos la opinión de las partes interesadas, redactamos informes sobre los hallazgos, emitimos acciones correctivas cuando es necesario y evaluamos los hallazgos según los requisitos de la norma para determinar la certificación.
Las partes interesadas son una parte fundamental de la auditoría
SCS confía en la información que nos proporciona la comunidad de ONGs y de la sociedad civil y la agradece. Las partes interesadas están invitadas a proporcionar comentarios sobre los impactos sociales y ambientales de la unidad de certificación a través de correo electrónico, WhatsApp, teléfono o reuniones en persona. Si desea que sus comentarios sean tratados de forma confidencial o permanezcan en el anonimato, indíquelo a SCS. Por lo general, los comentarios recibidos en un plazo de 30 días a partir de la fecha de notificación se tienen en cuenta durante la auditoría de certificación.
La evidencia de auditoría más útil, en la mayoría de los casos, es la información que es específica (por ejemplo, el relato de primera mano de un incidente, incluyendo la ubicación y la fecha) y verificable (por ejemplo, corroborado por la documentación, fotos, partes adicionales). Las alegaciones de violaciones de las normas de la RSPO que se basan en pruebas anecdóticas sin pruebas documentales son generalmente menos útiles para establecer el incumplimiento de la norma. Si bien se invita a todas las partes interesadas a presentar comentarios, especialmente a las que tienen un historial de trabajo en la región, ponderamos los comentarios de las partes interesadas directamente afectadas (es decir, las que tienen su sede local en la zona del sitio de operaciones) con más peso que las que se ven afectadas indirectamente.
Informar e involucrar a las partes interesadas en las auditorías de P&C de la RSPO
Las partes interesadas pueden conocer las próximas auditorías en la página web de anuncios públicos de evaluación de principios y criterios de la RSPO. Según los requisitos de la RSPO, SCS envía a la Secretaría de la RSPO una copia del anuncio al menos cinco días antes del anuncio público programado (es decir, un mes y cinco días) para su publicación. El anuncio, disponible en los idiomas nacionales oficiales, incluye detalles sobre la(s) entidad(es) que será(n) auditada(s), su(s) ubicación(es), las fechas de la auditoría, los datos de contacto tanto de la empresa como de SCS y las instrucciones para proporcionar comentarios a SCS.
Cuando SCS identifica operaciones de mayor complejidad, también hemos tomado medidas adicionales para apoyar la consulta a las partes interesadas, incluyendo la colocación de anuncios en los medios de comunicación locales (por ejemplo, el periódico, la radio), la publicación de boletines en los centros comunitarios locales y la dedicación de tiempo adicional durante las reuniones con las partes interesadas de la comunidad para crear confianza con los miembros de la comunidad. SCS reconoce la importancia de que todas las partes interesadas dispongan de tiempo suficiente para presentar sus comentarios y realiza esfuerzos considerables para garantizar que así sea. Si hay comentarios adicionales que se hayan pasado por alto durante una auditoría, invitamos a las partes interesadas a presentarlos fuera de una reunión formal directamente a nuestros auditores a través de WhatsApp o por correo electrónico a la sede de SCS.
Aunque SCS hace todo lo posible por visitar y escuchar al mayor número posible de partes interesadas, no siempre es posible visitar a todas las comunidades y grupos durante cada auditoría. No obstante, SCS trata de garantizar que, en la medida de lo posible, se consulte a grupos representativos (es decir, jefes, ancianos, líderes de opinión, grupos de mujeres y líderes juveniles). En particular, se consulta a las personas que pueden hablar de los temas relevantes basándose en el conocimiento y la experiencia directa de los mismos.
Todas las quejas se documentan minuciosamente, y cualquier preocupación que se plantee se investiga a fondo durante la auditoría. Si hay alguna prueba específica y verificable relacionada con grupos o personas a los que el SCS no entrevistó, agradeceremos esa información para poder investigarla durante la próxima auditoría de vigilancia.
Estamos comprometidos con una relación comprometida y positiva con la comunidad de ONGs y de la sociedad civil, pero no podemos comprometernos a informar siempre a todas las partes interesadas cuando se toman las decisiones de certificación de la RSPO debido a las limitaciones de recursos.
