Resumen del refuerzo de la aplicación de la legislación orgánica (SOE): los siete principales cambios a tener en cuenta a medida que se acerca la fecha límite de 2024
La norma final del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) Strengthening Organic Enforcement (SOE) representa el mayor cambio en el Programa Nacional Orgánico (NOP) desde su fundación en 2001. De acuerdo con la Asociación de Comercio Orgánico (OTA), que desempeñó un papel importante en la adopción de la nueva regla SOE, la actualización "cierra las lagunas en la normativa vigente y construye prácticas de certificación coherentes para detectar y prevenir el fraude, mejorar la transparencia y la trazabilidad de los productos orgánicos en toda la cadena de suministro, y proteger la integridad orgánica para apoyar el crecimiento continuo del mercado orgánico."
Las empresas pueden recurrir a una serie de recursos para obtener más información, incluyendo el resumen completo de la regla final SOE de la Asociación de Comercio Orgánico, las comunicaciones formales del RegistroFederal sobre la enmienda SOE, y una comparación oficial lado a lado del lenguaje regulador del programa orgánico original y la nueva regla SOE.
¿Cuál es la fecha límite para cumplir la nueva norma SOE?
La fecha límite para cumplir con la nueva norma final Strengthening Organic Enforcement (SOE) es el 19 de marzo de 2024. Se espera que todas las empresas y organizaciones afectadas entiendan, hayan implementado y cumplan con la regla final SOE para esa fecha.
¿A quién afecta?
El USDA espera que la nueva norma SOE afecte a todos los productores, procesadores, manipuladores de productos ecológicos y a todos los agentes certificadores e inspectores ecológicos. Además, los participantes de la cadena de suministro orgánica que actualmente no están certificados orgánicos tendrán que cumplir.
Las empresas que nunca han tenido que obtener la certificación orgánica del USDA ahora tendrán que cumplir con estas normas si quieren seguir formando parte de la cadena de suministro orgánico. SCS Global Services aprovecha nuestros 20 años de experiencia apoyando a las empresas con certificación orgánica para ofrecer estos siete principales cambios en las normas SOE que creemos que las empresas deben conocer ahora.
Los siete cambios más importantes de la Norma Final del SOE
1. Certificaciones ecológicas ampliadas y nuevas exenciones
La nueva norma sobre empresas ecológicas conlleva una ampliación de los requisitos de certificación ecológica, así como nuevas exenciones específicas (aunque limitadas). Cabe destacar la ampliación de la certificación para incluir las operaciones que "comercian, facilitan la venta o el comercio en nombre de un vendedor o de uno mismo, importan y/o exportan productos ecológicos", explica la Asociación de Comercio Ecológico. Es importante destacar que los intermediarios, exportadores, comerciantes y otras personas que antes se consideraban exentas de la certificación ahora tendrán que obtenerla, a menos que puedan acogerse a una exención.
Los operadores pueden prever que determinadas actividades de bajo riesgo se consideren exentas. Las actividades de bajo riesgo pueden incluir operaciones muy pequeñas y ciertos puntos de venta al por menor que, como aclara la OTA, no procesan productos ecológicos o que "procesan" sólo en el sentido de manipular productos ecológicos previamente envasados y sellados en el punto de venta final. Y aunque los transportistas que "sólo mueven productos ecológicos entre operaciones certificadas o transbordan entre modos de transporte" no necesitan estar certificados individualmente, estos operadores se convierten de hecho en responsabilidad de las operaciones certificadas que cargan o reciben el producto.
2. Certificados de importación NOP y base de datos de integridad ecológica
Bajo la regla final SOE, todos los productos orgánicos importados deben ser declarados al sistema Automated Commercial Environment (ACE) de la US Customs and Border Patrol (CBP) usando datos que provienen de un Certificado de Importación NOP (National Organic Program).
El Certificado de Importación NOP es generado por la certificadora acreditada del exportador en la Base de Datos de Integridad Orgánica NOP(INTEGRITY), que actúa como un registro de operaciones orgánicas certificadas. Los Certificados de Importación NOP y la base de datos INTEGRITY juegan un papel importante en la regla final de Fortalecimiento del Cumplimiento Orgánico, ya que los certificadores podrán rastrear y documentar sistemáticamente los diversos niveles de cumplimiento de las operaciones. Dentro de la base de datos, las certificadoras también podrán considerar ciertas operaciones como "de transición", una designación formal que significa que una operación aún no está totalmente certificada.
De acuerdo con las comunicaciones formales del USDA en junio de 2023, existen algunos beneficios al designar ciertas operaciones como transicionales en la base de datos. Las operaciones transicionales listadas pueden ser elegibles para el seguro de cosecha transicional, y completar un Plan de Sistema Orgánico (PSO) "provee un mecanismo temprano para que las operaciones se conecten con un certificador, aprendan las reglas orgánicas, e implementen sistemas conformes con respecto a prácticas, uso de materiales, y mantenimiento de registros." Además de ayudar a los certificadores a construir relaciones con una operación de transición, el proceso de transición también puede ayudar a prevenir una potencial e inesperada denegación de la certificación orgánica en un momento posterior.
3. Trazabilidad de la cadena de suministro y prevención del fraude
La necesidad de mejorar la prevención del fraude y la trazabilidad inició una actualización de las normas orgánicas existentes, haciendo que este elemento de la norma final SOE se destaque como significativo e importante. En un nivel fundamental, las operaciones deben "incluir un plan de prevención del fraude en su Plan de Sistema Orgánico (PSO)", escribe la OTA. Tales planes deben describir las "prácticas y procedimientos de control que cada operador utiliza para prevenir el fraude orgánico y verificar a los proveedores y el estado de los productos orgánicos". Se espera que los operadores mantengan registros de cada transacción, desde el momento de la compra o adquisición, pasando por la producción, hasta la venta o el transporte. Estos registros deben ser trazables hasta la última operación certificada en su cadena de suministro y deben identificar los productos agrícolas como ecológicos.
En este sentido, los certificadores también serán responsables de identificar las operaciones y productos de alto riesgo, así como de estar preparados para "realizar auditorías de trazabilidad de la cadena de suministro basadas en el riesgo", destinadas a identificar y rastrear los movimientos de los productos a lo largo de toda la cadena de suministro. Entre los movimientos más destacados a lo largo de la cadena de suministro se incluyen la venta, custodia, manipulación y verificación de la condición ecológica de los productos. La OTA subraya que se espera que los certificadores colaboren entre sí en las investigaciones de fraude e informen al USDA de las pruebas creíbles de fraude.
4. Etiquetado de envases no destinados a la venta al por menor
Otra parte importante de la nueva norma SOE se refiere a los envases no destinados a la venta al por menor, que ahora deben incluir una identificación orgánica (las abreviaturas o siglas están bien) e información como un código de lote que vincule el envase a la documentación de la pista de auditoría. La documentación de la pista de auditoría asociada a un envase no destinado a la venta al por menor debe identificar la última operación certificada que manipuló el producto y compartir información y especificaciones suficientes para determinar el origen, la transferencia de propiedad y el transporte del producto.
5. Certificados ecológicos y comunicación de datos
Esta sección de la nueva norma SOE también espera que las certificadoras aprovechen los datos almacenados en la misma Base de Datos de Integridad Orgánica (INTEGRITY) mencionada en la sección anterior de Certificación de Importaciones NOP. Pero la nueva guía para la certificación orgánica y el reporte de datos bajo el SOE significa que las certificadoras necesitarán generar certificados orgánicos estandarizados a partir de INTEGRITY. Se espera que los certificados utilicen un formato y campos de datos estandarizados. Y aunque se permite adjuntar anexos únicos a los certificados, los anexos deben incluir cierta información como el número de identificación único de INTEGRITY de la operación y un enlace al perfil de la operación en INTEGRITY.
Los certificados ecológicos y la comunicación estandarizada de datos son una parte importante de la nueva norma SOE debido al papel que estos componentes desempeñan en la trazabilidad y en el apoyo al mayor esfuerzo para prevenir el fraude en cada punto de la cadena de suministro. Para ello, los certificadores deberán mantener datos actualizados y precisos de todas las operaciones certificadas en INTEGRITY.
Según la OTA, algunos de los campos de datos obligatorios que los certificadores deben notificar a través de estos formularios certificados son: estado de la certificación, alcance(s) de la certificación y productos básicos ecológicos manipulados por la operación. Lo más importante es el plazo obligatorio de notificación de 72 horas a partir de la suspensión, revocación o renuncia a la certificación.
6. Operaciones de las agrupaciones de productores
Anteriormente denominados "grupos de productores", los grupos de productores han sido y seguirán siendo elegibles para la certificación orgánica bajo un Plan de Sistema Orgánico (PSO), señala la OTA. Por primera vez, la norma final del SOE añade "requisitos específicos para la certificación de grupos a la normativa NOP" - esto significa que para que los productores puedan optar a la certificación como grupo, deben cumplir criterios específicos de elegibilidad. Por ejemplo, los miembros tendrán que estar organizados en unidades de producción, todas las cuales utilicen prácticas de producción e insumos comunes y empleen sistemas e instalaciones centralizados de recogida, transformación, distribución y comercialización.
Las agrupaciones de productores necesitarán utilizar un Sistema de Control Interno (SCI) para asegurar que cada miembro de la agrupación cumple con todos los requisitos ecológicos y está llevando a cabo inspecciones internas, manteniendo registros de trazabilidad, incluyendo otras actividades como formación, vigilancia y auditoría. Cada uno de estos componentes trabaja conjuntamente para apoyar la cohesión general y el cumplimiento del grupo.
Y lo que es más importante, esta sección de la norma final SOE se refiere a cómo se espera que los certificadores verifiquen el cumplimiento general de la agrupación de productores, tal y como se documenta en el Sistema de Control Interno (SCI) de la agrupación, mediante inspecciones periódicas in situ. En concreto, el SCI se utilizará como base para evaluar al grupo de productores no sólo mediante inspecciones in situ, sino también mediante la realización de auditorías con testigos de los inspectores internos y una inspección directa de una muestra de miembros individuales.
El USDA proporciona un cálculo preciso para ayudar a los certificadores a determinar qué porcentaje de miembros de una determinada agrupación de productores deben prever inspeccionar como mínimo 1,4 veces la raíz cuadrada del número total de miembros o el 2% del número total de miembros del grupo de productores - sin embargo, el porcentaje de muestreo será frecuentemente mucho mayor. Todos los miembros de alto riesgo y todas las instalaciones de manipulación deben inspeccionarse anualmente.
El USDA ofrece una comparación lado a lado del texto original del Reglamento Orgánico y el nuevo texto de la regla final de Fortalecimiento de la Aplicación Orgánica. Y mientras que la frase "alto riesgo" aparece sólo dos veces en esta comparación, es importante señalar que el USDA espera que los miembros del grupo de productores definan lo que consideran de alto riesgo en su propio Sistema de Control Interno - y luego documentar cómo gestionan y manejan estas operaciones de alto riesgo para que el grupo pueda mantener el cumplimiento.
7. Inspecciones in situ y sin previo aviso
Los inspectores deberán realizar auditorías de balance de masa ("in-out") y trazabilidad ("trace-back") durante todas las inspecciones anuales in situ. "Las auditorías de balance de masa verifican que las cantidades de productos e ingredientes ecológicos producidos o comprados son utilizados, almacenados, vendidos o transportados por la operación", explica la OTA. Las auditorías de rastreo o trazabilidad ayudan a garantizar que los productos e ingredientes ecológicos pueden rastrearse desde el momento de la compra hasta la producción, venta y transporte.
Los certificadores son responsables de realizar inspecciones sin previo aviso de al menos el 5% de las operaciones que certifican, explica la OTA. Y aunque el alcance de una inspección no anunciada puede ser limitado, debe realizarse sin previo aviso al operador, es decir, no más de cuatro horas antes de la llegada del inspector.
Faltan pocas semanas para que finalice el plazo: ¿está preparada su empresa?
Con la fecha límite del 19 de marzo acercándose rápidamente, cualquier empresa que necesite apoyo para navegar o adaptar los flujos de trabajo para seguir cumpliendo con las regulaciones SOE son alentados por el USDA a tomar medidas inmediatas. En SCS, estamos orgullosos de actuar no sólo como una fuente útil de conocimiento y comprensión de estos próximos cambios, sino también como un socio estratégico que ayuda a las empresas a navegar por las regulaciones SOE y todo el proceso de certificación orgánica del USDA.
¿Dónde puedo obtener más información sobre SOE?
SCS recomienda comenzar con el texto completo de la norma final, el sitio web del Programa Nacional Orgánico, la Hoja de Datos SOE de la Asociación de Comercio Orgánico (OTA), y la Hoja de Datos SOE del Servicio de Comercialización Agrícola (AMS). También es útil la comparación del USDA entre el texto original del reglamento orgánico y el nuevo SOE.
Para más información, póngase en contacto con
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